KOMMUNIKATION

 

 

 

Kommunikation läuft in zwei Richtungen ab – intern, innerhalb eures Organisationsteams, und extern, mit Kooperationspartnern, Presse und Gästen.

 

Kommunikation im Team

  • Schweigen ist Silber, Reden ist Gold - oder wie genau geht das bekannte Sprichwort? Gute Kommunikation ist jedenfalls das A und O für die Zusammenarbeit im Reparatur-Café. Schafft eine offene Atmosphäre, in der jede*r Mitwirkende im Team mit seinen Wünschen und Bedürfnissen gehört wird. Der gute Austausch der Ehrenamtlichen untereinander ist eine wichtige Voraussetzung für eine gut laufende Reparaturveranstaltung.
  • Um den Teamzusammenhalt zu stärken, könnt ihr euch beispielsweise vor dem Aufbau intern zum Frühstück oder Kaffeetrinken treffen oder nach erfolgreichem Reparieren den Abend mit einem gemeinsamen Abendessen ausklingen lassen. Manche Repair-Café-Teams treffen sich auch zu einem Team-Termin, wo sie sich gemeinsam bei privaten Reparaturen in der HelferInnengruppe unterstützen. Eine Weihnachtsfeier oder ein Sommerfest sind ebenfalls schöne Möglichkeiten für ein Gemeinschaftserlebnis.
     
  • Thematisiert im Team auch schwierige Situationen wie den Umgang mit komplizierten Gästen oder Reparaturen, die die handwerklichen Fertigkeiten der Gruppe übersteigen. Gemeinsam könnt ihr Lösungen finden und das gesamte Team ist im Bilde und kann geschlossen reagieren, wenn es zu derartigen Situationen während der Reparatur-Veranstaltung kommt.
  • Sprecht auch gemeinsam über das Thema Hilfe zur Selbsthilfe und wie ihr die Gäste gut ins Reparieren miteinbeziehen könnt, indem sie mindestens bei der Reparatur dabei sitzen, vielleicht auch mit anpacken oder selbst ein Gerät öffnen können und von den Reparaturhelfer*in*innen erklärt bekommen, was gerade am Gerät gemacht wird. Für ein solches Vorgehen ist oft mehr Zeit notwendig, plant diese bei den Reparaturen ein und nehmt sie euch auch bewusst - darin liegt auch ein entscheidender Mehrwert der Reparatur-Initiativen gegenüber einem Dienstleister.
     
  • Findet für interne Abstimmungen einen Weg, der für alle Beteiligten praktikabel ist und sicherstellt, dass alle die notwendigen Infos erhalten (E-Mail-Verteiler, Telefon,...). Vor allem ist eine frühzeitige Terminabsprache mit den Ehrenamtlichen notwendig, damit die entsprechenden Termine stattfinden und nach außen kommuniziert werden können. Je nach Verfügbarkeit der Ehrenamtlichen kann es auch Sinn machen, Reparatur-Veranstaltungen zu bestimmten, wechselnden Themen anzubieten – einmal zum Beispiel mit Schwerpunkt Holz, das nächste Mal Elektronik usw. (Dies ist immer auch abhängig von der Raumgröße.)

 

Kooperationen

  • In mehrfacher Hinsicht ist es sinnvoll, eine Reparatur-Initiative in Kooperation mit einer bestehenden Institution auszurichten: Das kann zum einen die Klärung von Haftungsfragen erleichtern, beim Finden eines Raumes oder von Ehrenamtlichen helfen oder die Reichweite derer, die von eurem Projekt erfahren und als mögliche Gäste in Frage kommen, vergrößern. Bevor es also konkret um Werkzeugkisten und Reparatur-Stationen geht, sollten mögliche Kooperationen überdacht werden.
  • Haltet Ausschau in unterschiedliche Richtungen – wo überschneiden sich die eigenen Interessen oder Ansätze des Vorhabens mit denen bestehender Institutionen? Welche Berührungspunkte gibt es? In Frage kommen zum Beispiel generationenübergreifende Projekte, Nachbarschaftsinitiativen, Vereine, die sich im Sektor Nachhaltigkeit, Umweltschutz, Abfallverwertung, Selbermachen oder auch Bildung bewegen, kirchliche Institutionen, … Mit einem Anschreiben oder persönlichen Gespräch könnt ihr einen ersten Kontakt aufnehmen, eure Projektidee vorstellen und eure Motivation darlegen. Wenn ihr einen Informationsabend plant, ladet mögliche Kooperationspartner auch dazu ein.


Hier findet ihr eine Auflistung von Ideen und Möglichkeiten, mit welchen Institutionen zusammengearbeitet werden kann. Kooperationen können beim Finden von Räumen oder Mitwirkenden, aber auch in Versicherungsfragen hilfreich sein. Überlegt, in eurem Stadtteil oder in eurer Gemeinde, an die folgenden Institutionen heranzutreten:

Kommune bzw. Stadtverwaltung, Vereine, Abfallverbände, Sozialverbände, Umweltschutzgruppen, Arbeitsloseninitiativen,...

Konkrete Beispiele, mit denen bestehende Reparatur-Initiativen kooperieren:

Agenda21-Initiativen
Allgemeiner Deutscher Fahrrad-Club ADFC
Bauhöfe
Baumärkte
Berufsschulen

Bikekitchen
BUND Ortsgruppen
Deutscher Amateur Radio Club
Ehrenamtsbörsen
Energievereine und -genossenschaften
FabLabs und Hackspaces
Familienzentren
Flüchtlingsinitiativen
Gemeinde
gemeinnützige GmbHs
Integrationsstelle der Stadt
Jugendzentren
kommunale Agenda
Mehrgenerationenhäuser
Museen (bei thematisch passender Ausrichtung)
Nachhaltigkeitsinitiativen
Naturschutzvereine
Offene Werkstätten
Parteien
Pfarreien

Reparaturdienstleister
Schulen
Selbstversorgergenossenschaften
Seniorenzentren
Sozialvereine
Stadtteilzentren
Stiftungen
Theater
Transition Town Initiativen
Umweltamt der Kommune
Vereine
Volkshochschulen

 

Öffentlichkeitsarbeit

  • Öffentlichkeitsarbeit ist die halbe Miete für eine gut laufende Veranstaltung. Überlegt, wie ihr möglichst vielen Menschen von eurem Projekt berichten und wie ihr mit ihnen in Kontakt stehen könnt.
  • Nehmt euch die Zeit, Pressekontakte zu recherchieren. Sucht nach lokalen Medien (Zeitung, Rundfunk) und fragt nach einer Ansprechperson für eure Gemeinde oder euren Stadtteil, die ihr mit Informationen versorgen könnt. Informiert diese genauso wie Kooperationspartner und andere Interessierte mit regelmäßigen Pressemitteilungen, wenn Veranstaltungen anstehen.
  • Sucht kurz vor der jeweiligen Veranstaltung nochmals den direkten Kontakt zu VertreterInnen der Presse und ladet sie persönlich zur Veranstaltung ein. Bittet um Belegexemplare von veröffentlichten Artikeln zu eurer Arbeit und sammelt diese für eigene Dokumentationszwecke.
  • Legt bei allen euren Veranstaltungen am Eingang Newsletterlisten aus, wo sich Interessierte eintragen können. Pflegt diese Adressen in euren Verteiler ein und informiert die Kontakte regelmäßig über eure Arbeit.
  • Wie und wo könnt ihr Flyer und Plakate öffentlich verteilen und anbringen? Zwei bis vier Wochen vor der geplanten Veranstaltung ist der passende Zeitraum dafür. Gut eignen sich Orte, an denen viele Menschen vorbeikommen und die im Einzugsgebiet eures späteren Veranstaltungsortes liegen. Fragt vor dem Auslegen oder Aufhängen um Erlaubnis. Auch euren Kooperationspartnern könnt ihr diese Materialien zur Weiterverteilung geben. Beachtet beim Erstellen der Drucksachen die Daten-Anforderungen der jeweiligen Druckerei, bei der ihr den Druck in Auftrag gebt.
  • Wichtig ist, dass ihr nach außen immer die gesamte Dauer der Veranstaltung sowie den Ort samt Adresse kommuniziert sowie eine Kontaktmailadresse (und bestenfalls auch eine Telefonnummer) des Organisationsteams nennt. Viele Initiativen teilen zudem den Anmeldeschluss für reparaturbedürftige Geräte mit (meistens 30 Minuten vor Ende der Veranstaltung).

 

Tipp: Ihr könnt bei uns kostenfreie selbst bedruckbare Reparieren-Postkarten oder Info-Broschüren bei uns anfordern.

 

 

Online: Website, Blog, Social Media

 

  • Oft gibt es regionale oder städtische Veranstaltungskalender online (manchmal auch in Printform). Hier können Termine in der Regel kostenfrei veröffentlicht werden – nutzt diese Möglichkeit, eure Veranstaltungen dort einzutragen.
  • Sinnvoll ist die Gestaltung einer eigenen Website oder eines Blogs, wo ihr zu eurem Reparatur-Projekt informieren und Kontaktdaten angeben könnt und Termine ankündigt. Es gibt viele kostenfreie oder erschwingliche Möglichkeiten, selbst eine einfache Website zu erstellen. Bei den Links findet ihr eine Auswahl möglicher Programme.
  • Einige Reparatur-Initiativen nutzen ausschließlich eine Facebook-Seite, die ihren Zweck zur Verbreitung von Informationen auch voll erfüllt. Social-Media-Netzwerkseiten wie bei Facebook sind schnell eingerichtet, lassen sich einfach nutzen und können viele Menschen erreichen. Habt ihr einen Blog oder eine Website eingerichtet, postet Links zu dieser Seite bei Facebook. Bespielt ihr mehrere Social-Media-Kanäle, hilft ein Tool wie www.ifttt.com, mit dem ihre eure Kanäle untereinander verknüpfen könnt und nicht mehrfach an unterschiedlicher Stelle das gleiche posten müsst.

 

Datenschutz

Seit dem 25.5.2018 gilt die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Reparatur-Initiativen erfassen und verarbeiten personenbezogene Daten auf mehreren Wegen und sollten sich deswegen mit dem Thema Datenschutz befassen – unabhängig davon, ob sie als lose Gruppe von Privatpersonen oder als eingetragener Verein organisiert sind. Auf der Website der Verbraucherzentrale NRW gibt es einen allgemeinen Überblick zu entstehenden Pflichten im Zuge der DSGVO. Gemeinsam mit dem Präsidenten des bayerischen Landesamtes für Daetenschutzaufsicht haben wir zu dem Thema ein Webinar aufgezeichnet, das ihr hier anschauen könnt. Einen kostenlosen Generator für eure Datenschutzerklärung gibt es hier.
Um verantwortungsvoll im Rahmen eures Projekts mit den erhobenen Daten umzugehen, beschäftigt euch innerhalb eures Teams mit den folgenden Punkten und überlegt gemeinsam, wie ihr den Umgang mit den Daten sicher gestaltet:

 

 

  • Verschafft euch einen Überblick, an welcher Stelle eure Initiative personenbezogene Daten verarbeitet (Erheben, speichern und alle weiteren Vorgänge, die mit den Daten erfolgen, stellen eine Verarbeitung dar.): Wo werden personenbezogene Daten (z.B. Vor-/Nachname, Adresse, E-Mail, IP-Adresse,…) erhoben? Wer hat darauf Zugriff, wer trägt die Verantwortung für die Daten? Zu welchem Zweck werden sie erhoben? Wie werden sie erhoben und verarbeitet? Wo werden sie gespeichert? (Papier/Ordner, Software, Cloud, Endgeräte,…) Wie lange werden sie gespeichert?
  • Es gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit: Überprüft, ob ihr wirklich die personenbezogenen Daten erheben müsst. Auf dem Reparatur-Laufzettel ist das z.B. nicht zwingend notwendig.
  • Einige Abläufe im Rahmen von Reparatur-Initiativen, die personenbezogene Daten betreffen: Kontaktverzeichnis der Ehrenamtlichen oder Kooperationspartner, E-Maildatenbank für Newsletter, Haftungsbegrenzungsformular und Laufzettelformular, Website,…
  • Erstellt ein Verarbeitungsverzeichnis zu allen relevanten Verarbeitungsprozessen, die ihr ermittelt habt. (Mustervorlage des Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht) Ein Datenschutzbeauftragter muss erst bestellt werden, wenn mindestens zehn Personen ständig mit der Verarbeitung der Daten beschäftigt sind  - was bei den allermeisten Initiativen nicht der Fall sein dürfte.
  • Überprüft die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der DSGVO notwendig sind, und nehmt entsprechende Anpassungen vor. Überlegt, wie ihr mit Anfragen zur Datenspeicherung umgeht, Datenpannen vorbeugt und reagiert, falls doch eine eintritt.
  • Informiert eure bisherigen Ehrenamtlichen, Mitwirkenden, Kooperationspartner und Newsletterempfänger über die Speicherung der Daten und holt eine Einverständniserklärung von ihnen ein. Neue Kontaktdaten nur nach erfolgter Einverständniserklärung erfassen.
  • Weist die Gäste eurer Reparaturveranstaltungen darauf hin, wo, zu welchem Zweck, wie lange und welche personenbezogenen Daten von ihnen erhoben werden und holt von ihnen dazu eine Einverständniserklärung ein, z.B. indem ihr einen Zusatz auf dem Laufzettel/dem Haftungsbegrenzungsformular ergänzt und über eure Hausordnung, Veranstaltungsregeln oder einen Aushang beim Empfang über die zu erhebenden Daten und deren Verarbeitung informiert.
  • Auch die BesucherInnen eurer Website müsst ihr über eventuell dort stattfindende Datenübertragungen informieren, indem ihr eine Datenschutzrubrik auf eurer Website ergänzt und z.B. auf die Verwendung von Cookies hinweist. Das Einbinden von Plug-Ins (sozialer) Medien wie Facebook, YouTube, Google-Angebote etc. übermittelt Daten an die Betreiber dieser Portale – oft schon, bevor diese Plug-Ins aktiv genutzt werden. Prüft deshalb, ob bspw. YouTube-Videos im angepassten Datenschutzmodus eingebunden sind und informiert euch, welche Besucherdaten euer Websiteprovider erfasst und speichert. Über derartige Datenspeicherungen müsst ihr in der Datenschutzerklärung online informieren.
  • Sprecht in eurem Team über diese Prozesse, so dass alle Mitwirkenden im Bilde sind und ggf. auch den BesucherInnen bei Fragen dazu Auskunft geben können.

 

 

 

 

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