VERANSTALTUNG

 

 

 

Veranstaltung durchführen

Plant zunächst die Struktur eures Reparatur-Angebotes. Welche Reparaturen möchtet ihr anbieten? Wie viele Stationen sind nötig und möglich? Berücksichtigt auch die Infrastruktur, die nicht direkt mit Reparaturen zusammenhängt: Dazu gehört eine Empfangsstation, an der die Gäste begrüßt werden und das Konzept erklärt wird. Von hier aus kann auch die Zuteilung zu den Reparatur-Stationen erfolgen. Auch Informationsmaterialien können hier bereitliegen sowie die Veranstaltungsregeln und die Laufzettel. Stellt hier auch unbedingt eine gut markierte und sichtbare Spendendose auf und vergesst nicht, die Gäste beim Abschied auf sie hinzuweisen.
Eine weitere Station dient der Verpflegung. Überlegt, welche Maschinen, Geschirr und Speisen notwendig sind. Um keine Probleme mit Kennzeichnungsvorschriften und Gastronomieauflagen zu bekommen, gebt die Speisen und Getränke kostenfrei gegen eine Spende ab – auch hier die Spendendose nicht vergessen! Wer steuert einen Kuchen oder andere Speisen bei? Wer kümmert sich um Einkauf und Zubereitung, wer um die Bewirtung?
Ebenfalls hilfreich kann eine Recherchestation sein – mit Computer und Internetanschluss, um online nach Anleitungen oder Ersatzteilen zu suchen.
Was ihr in den Tagen vor der Veranstaltung gut erledigen könnt, ist die Beschilderung für den Veranstaltungstag. Gut lesbare Tischschilder für die einzelnen Stationen sorgen für Orientierung. Vielleicht ist es auch nötig, den Weg zum Veranstaltungsort mit Pfeilschildern auszuweisen. Achtet dabei auf starke Farben und große Zeichen. Auch Materialien wie die Veranstaltungsregeln, Plakate und Laufzettel könnt ihr jetzt schon vorbereiten und kopieren.

 

Eine Woche vor dem Termin

Kontaktiert nochmals alle Mitwirkenden, am besten telefonisch – bestätigt den Termin und gebt aktuelle Informationen weiter. Kommuniziert die genaue Uhrzeit und plant die HelferInnen 45-60 Minuten vor Eröffnung ein, da es am Veranstaltungstag noch einiges vor Ort vorzubereiten gibt. Auch für den Abbau hinterher sollten noch Mitanpackende vor Ort sein. Erklärt nochmals das Konzept „Hilfe zur Selbsthilfe – gemeinsame Reparatur“: Die Reparierenden sollen die Gäste zur gemeinsamen Reparatur animieren und alle Handgriffe soweit wie möglich beim Arbeiten erläutern. Außerdem ist es völlig in Ordnung, eine Reparatur abzulehnen – sei es, weil man sich die korrekte Durchführung nicht zutraut, sei es, weil das Gerät noch Garantie hat oder weil es nicht reparabel ist.
Sofern nicht schon Antworten eingetroffen sind, fragt nochmals (am besten telefonisch) bei den Pressekontakten nach, ob sie die Pressemitteilung erhalten haben und noch weitere Informationen benötigen. Wenn es schon Veröffentlichungen zu eurem Projekt gab oder geben wird, fragt nach einem Belegexemplar (oder -link oder -PDF) und ladet die PressevertreterInnen auch zur Veranstaltung selbst ein.
Die Social-Media-Kanäle vertragen ebenfalls nochmal ein Update. Wichtig ist in jedem Fall: Immer die konkreten Angaben zu Ort, Zeit und Kontaktperson mitteilen!
Geht gedanklich den Ablauf eurer Veranstaltung schon einmal durch – soll es eine offizielle Eröffnung mit Erklärung des Konzepts geben? Wie informiert ihr die Gäste über den Ablauf und auch über das Ende der Veranstaltung? Wie können wartende BesucherInnen beschäftigt und bei Laune gehalten werden?

 

Am Vortag

Besorgt alles für die Verpflegung notwendige – Getränke, Kaffeezutaten, Geschirr und Servietten, etc. Was nicht aufgebraucht wird, kann beim nächsten Termin benutzt werden. Überprüft die Checklisten und stellt alle Materialien zusammen, die ihr für die Veranstaltung benötigt.

 

Am Veranstaltungstag

Kommt rechtzeitig zum Veranstaltungsort, um in Ruhe aufbauen zu können. Bringt, sofern notwendig, eine deutlich sichtbare und gut leserliche Beschilderung an, damit ihr gefunden werdet. Beschildert auch deutlich die einzelnen Stationen, damit die Gäste wissen, an wen sie sich zur Reparatur wenden können. Die einzelnen Stationen brauchen genügend Platz für die Gegenstände, Reparierende und Gäste. Sitzgelegenheiten, gerade auch für die Wartenden, die noch nicht an der Reihe sind, sollten in ausreichender Zahl vorhanden sein.

Die Empfangsstation ist am besten durchgehend mit jemandem besetzt, der freundlich auf die BesucherInnen zugeht und ihnen das Konzept erläutert sowie sie an die einzelnen Reparatur-Stationen verweist: Wo stellen sie sich an, wo können sie warten? Diese erste Ansprechperson kann als eine Art „Sprechstundenhilfe“ gesehen werden – sie erklärt das Konzept und die Idee und nimmt den Gästen Berührungsängste, selbst anzupacken und mitzumachen. Vielleicht stellt sich bei wiederholter Durchführung eurer Reparatur-Veranstaltung heraus, dass der Besucherandrang organisiert werden muss. Der Empfang kann dann zum Beispiel Wartenummern ausgeben oder die Anmeldeliste im Auge behalten. Denn vielleicht ist eine Anmeldung vorab per E-Mail sinnvoll, um Rücksprache zu den angebotenen Reparatur-Stationen zu halten. (Manche Initiativen überlassen den ReparaturhelferInnen, welchen Geräten sie sich widmen wollen - denn jedeR hat besondere Kenntnisse und Fertigkeiten und nicht alle können alles. Der Empfang kann dieses Vorgehen den Gästen erklären und gleichzeitig im Austausch mit den ReparaturhelferInnen darauf achten, dass trotzdem niemand zu lange warten muss). Am Einlass oder auf einem gesonderten Tisch können Infomaterialien zu eurer Initiative, Adressenlisten, Infozettel zum Werben neuer Ehrenamtlicher, Infomaterialien zu euren Kooperationen oder Sponsoren sowie weiterführende Literatur zum Informieren bereitliegen. Vielleicht überlegt ihr auch eine Recherche- und Lesestation einzurichten, wenn möglich mit Internetanschluss – dort kann online oder in bereitliegenden Büchern nach Reparaturanleitungen gesucht werden. Je nach Platzbedarf kann diese Station mit dem Empfang zusammengelegt werden. In jedem Fall sind Stifte und Papier hilfreiche Utensilien am Empfang.
Plant nicht alle Teammitglieder zum Reparieren ein – es ist hilfreich, wenn einer der Organisierenden vor Ort anwesend ist, um den Überblick zu behalten und je nach Bedarf schnell an dieser oder jener Stelle mit anzupacken – sei es, um Wasser für die Kaffeemaschine nachzuholen oder um weitere Stühle für die Besuchenden heranzuschaffen.
Bevor die Gäste kommen, besprecht euch mit den Reparierenden: Sie sollen den Gästen beim eigenständigen Reparieren helfen, alle Arbeitsschritte erklären und deutlich zeigen, was sie gerade durchführen. Gerade beim Öffnen und Zerlegen der defekten Geräte können die Gäste gut mit anpacken. Hier ist jedoch ein wenig Einfühlungsvermögen nötig - nicht jedeR BesucherIn kann und möchte mitreparieren, darauf sollte man Rücksicht nehmen. Wenn die Gäste jedoch mithelfen (möchten), dürfen sie das und freuen sich dann auch über anerkennende Worte durch die ReparaturhelferInnen. Außerdem dürfen und sollen die Ehrenamtlichen Reparaturen ablehnen, wenn sie nicht sicher und ordnungsgemäß durchgeführt werden können – denn eine Reparatur-Veranstaltung ist kein Service-Event.

 

Dokumentation
Beauftragt jemanden aus eurem Team damit, Fotos bei der Veranstaltung zu machen. Vielleicht kennt ihr auch jemanden, der professionell fotografiert und das für euch übernimmt. Nehmt möglichst hoch auflösende Fotos auf, im besten Fall mit einer Auflösung von 300dpi – checkt vor den Aufnahmen die Einstellungen an der Digitalkamera. Das ist wichtig, wenn ihr später die Fotos zum Abdruck an die Presse gebt oder selbst damit Flyer oder andere Materialien drucken möchtet. Außerdem ist es schön, wenn jemand im Team die Augen und Ohren nach spannenden, lustigen, emotionalen, ... Reparaturgeschichten offenhält und diese Erlebnisse auch festhält - indem er oder sie zum Beispiel noch ein Gespräch mit einem Gast führt, der einen besonderen Reparaturgegenstand mitgebracht hat und dieses Gespräch schriftlich oder mit einer kleinen Videoaufnahme dokumentiert. Solche kleinen emotionalen Erzählungen sind ein gutes Archiv für zukünftige Pressearbeit und zeigen gut, worum es beim Reparieren im Reparatur-Café geht.

 

Service
Zeigt, dass ihr Ansprechpersonen seid, indem alle Mitwirkenden ein lesbares Namensschild tragen. Erklärt lieber einmal zu oft den Gästen das Konzept Hilfe zur Selbsthilfe und weist auf die Spendendose hin, die am besten gut sichtbar beim Empfang steht.
Jetzt schon ans nächste Mal denken: Kommuniziert bereits am Veranstaltungstag den nächsten geplanten Reparatur-Termin oder die Intervalle, in denen die Veranstaltung stattfinden soll. Teilt den BesucherInnen auch mit, wo sie sich über Kommendes informieren können – legt eine Adressenliste zum Eintragen aus, hängt Plakate mit Informationen zu Website, Terminen und Kontaktmöglichkeiten auf. Und fragt bei euren Gästen auch nach, was sie sich für die Zukunft wünschen: Auf einer Feedbackwand können sie zum Beispiel mit Smileys eintragen, wie ihnen der Besuch der Reparatur-Veranstaltung gefallen hat, was gut lief, ob die Reparatur erfolgreich war und was verbesserungswürdig ist. Eine andere Möglichkeit ist, dieses Feedback über die Laufzettel abzufragen. Diese Zettel können euch zum einen helfen, eure Veranstaltung auszuwerten und zu verbessern. Zum anderen dienen sie auch der rechtlichen Absicherung, da sie Haftungshinweise enthalten, die die Gäste mit ihrer Unterschrift anerkennen.

 

Umgang mit schwierigen Gästen

Die allermeisten BesucherInnen einer Reparaturveranstaltung sind freundlich und offen und freuen sich über das Hilfsangebot. Einzelne Gäste jedoch bringen ein Anspruchsdenken mit und erwarten schnelle und fehlerfreie Reparatur für wenig Geld - oftmals haben sie das Konzept eines Reparatur-Cafés noch nicht richtig erfasst und ein ruhiges Gespräch, in dem die ihr Idee des gemeinsamen Reparierens, Hilfe zur Selbsthilfe und das ehrenamtliche Engagement der Aktiven in ihrer Freizeit aufzeigt, kann bereits ein Umdenken bewirken. Gäste, die mit Unmengen an Reparaturgut auftauchen, können ebenfalls über die Abläufe informiert werden - bei vielen Initiativen hat sich auch die Regelung "Nur ein Gerät pro Gast" bewährt. Ist dann noch Zeit und Kapazität bei den ReparaturhelferInnen, dürfen gerne weitere Geräte angemeldet werden.

Einzelne Initiativen berichteten von Gästen mit Sucht- oder psychischen Problemen. Hier ist im Einzelfall besonderes Fingerspitzengefühl gefragt und schwer ein allgemeiner Ratschlag zu geben. Darum haben wir hier einige Beratungsstellen und Anlaufpunkte verzeichnet, an die ihr die Betroffenen verweisen oder selbst als Initiative Kontakt aufnehmen und um Rat fragen könnt:

Telefonseelsorge - in manchen Städten auch mit persönlicher Vor-Ort-Beratung.

Suchtberatung des Deutschen Roten Kreuzes - Hotline für Betroffene und Angehörige.

Keine Macht den Drogen - Hotlines und Adressen von Anlaufstellen der Bundesländer.

Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung - Suchtberatungsstellensuche.

Bahnhofsmission - direkte Anlaufstelle vor Ort.