VERANSTALTUNG

 

 

 

Veranstaltung durchführen

  • Struktur eures Reparatur-Angebotes: Welche Reparaturen möchtet ihr anbieten? Wie viele Stationen sind möglich und nötig? Berücksichtigt die Raumgröße, die Kenntnisse der Teammitglieder, aber auch die Infrastruktur, die nicht direkt mit Reparaturen zusammenhängt: Caféangebot und Empfangsstation, ggf. auch Recherchestation.

  • Empfangsstation: Hier begrüßt ihr die Gäste und erklärt das Konzept Reparaturcafé und was Hilfe zur Selbsthilfe bedeutet. Von hier aus erfolgt meist auch die Zuteilung zu den Reparatur-Stationen. Auch Informationsmaterialien können hier bereitliegen sowie die Veranstaltungsregeln und die Laufzettel. Stellt hier auch unbedingt eine gut markierte und sichtbare Spendendose auf und vergesst nicht, die Gäste beim Abschied auf sie hinzuweisen.

  • Verpflegung: Welche Speisen, Geschirr und Maschinen sind notwendig und in welcher Menge? Um keine Probleme mit Kennzeichnungsvorschriften und Gastronomieauflagen zu bekommen, gebt die Speisen und Getränke kostenfrei gegen eine Spende ab – auch hier die Spendendose nicht vergessen! Wer steuert einen Kuchen oder andere Speisen bei? Wer kümmert sich um Einkauf und Zubereitung, wer um die Bewirtung? Ihr könnt auch eure Gäste um Kuchenspenden bitten.

  • Recherchestation: Es kann hilfreich sein, vor Ort einen Computer, Laptop oder ein Tablet mit Internetanschluss bereit zu halten, um online nach Anleitungen oder Ersatzteilen zu suchen.


Eine Woche vor dem Termin


  • Beschilderung, Aushänge, Vordrucke: Gut lesbare Tischschilder für die einzelnen Stationen sorgen für Orientierung. Vielleicht ist es auch nötig, den Weg zum Veranstaltungsort mit Pfeilschildern auszuweisen. Achtet dabei auf starke Farben und große Zeichen. Auch Materialien wie die Veranstaltungsregeln, Plakate und Laufzettel könnt ihr gut vorbereiten und kopieren.

  • Sind alle im Team informiert? Kontaktiert nochmals alle Mitwirkenden, am besten telefonisch – bestätigt den Termin und gebt aktuelle Informationen weiter. Kommuniziert die genaue Uhrzeit und plant die Helfer*innen 60-90 Minuten vor Eröffnung ein, um genug Zeit für den Aufbau zu haben. Auch für den Abbau hinterher sollten noch Mitanpackende vor Ort sein. Erklärt im Team nochmals das Konzept „Hilfe zur Selbsthilfe – gemeinsame Reparatur“: Die Reparierenden sollen die Gäste zum Mitwirken und zur gemeinsamen Reparatur animieren und alle Handgriffe beim Arbeiten erläutern. Außerdem ist es völlig in Ordnung, eine Reparatur abzulehnen – sei es, weil man sich die korrekte Durchführung nicht zutraut, sei es, weil das Gerät noch Garantie hat oder weil es nicht reparabel ist. Sind die Rollen und Aufgaben im Team klar verteilt, damit jedeR weiß, was zu tun ist?

  • Presse- & Öffentlichkeitsarbeit: Fragt nochmals (am besten telefonisch) bei den Pressekontakten nach, ob sie die Pressemitteilung erhalten haben und noch weitere Informationen benötigen - sofern sie sich noch nicht für einen Besuch angemeldet haben. Wenn es schon vorab Veröffentlichungen zu eurem Projekt gab oder geben wird, fragt nach einem Belegexemplar (oder -link oder -PDF) und ladet die Pressevertreter*innen auch zur Veranstaltung selbst ein. Die Social-Media-Kanäle könnt ihr bis zum Termin regelmäßig updaten. Wichtig: Immer die konkreten Angaben zu Ort, Zeit und Kontakt mitteilen!

  • Ablauf eurer Veranstaltung: Strukturiert die Veranstaltung und haltet einen Ablaufplan fest – soll es eine offizielle Eröffnung mit Erklärung des Konzepts geben? Hat sich ggf. sogar ein*e Bürgermeister*in angekündigt, um ein paar Worte zum Auftakt zu sprechen? Wie informiert ihr die Gäste über den Ablauf und auch über das Ende der Veranstaltung? Wie könnt ihr wartende Besucher*innen beschäftigen und bei Laune halten? 

  • Am Vortag: Besorgt alles für die Verpflegung notwendige – Getränke, Kaffeezutaten, Geschirr und Servietten, etc. Was nicht aufgebraucht wird und haltbar ist, kann beim nächsten Termin benutzt werden. Überprüft die Checklisten und stellt alle Materialien und Werkzeuge zusammen, die ihr für die Veranstaltung benötigt.

 



Am Veranstaltungstag


  • Aufbau: Plant ein bis zwei Stunden Zeit vor Veranstaltungsbeginn ein, um den Veranstaltungsort vorzubereiten. Die einzelnen Stationen brauchen genügend Platz für die Gegenstände, Werkzeug, Reparierende und Gäste - bestenfalls sitzen sie beim Reparieren nebeneinander. Sitzgelegenheiten, gerade auch alle Gäste, die warten und noch nicht an der Reihe sind, sollten in ausreichender Zahl vorhanden sein. Bringt, sofern notwendig, eine deutlich sichtbare und gut leserliche Beschilderung an, damit die Gäste euch finden. Beschildert auch deutlich die einzelnen Stationen, damit die Gäste wissen, was wo repariert wird.

  • Empfangsstation: Sie ist am besten durchgehend mit jemandem besetzt, der freundlich auf die Besucher*innen zugeht und ihnen das Konzept erläutert sowie sie an die einzelnen Reparatur-Stationen verweist: Wo stellen sie sich an, wo können sie warten? Diese erste Ansprechperson kann als eine Art „Sprechstundenhilfe“ verstanden werden – sie erklärt das Konzept und die Idee und nimmt den Gästen Berührungsängste, selbst anzupacken und mitzumachen. Vielleicht stellt sich bei wiederholter Durchführung eurer Reparatur-Veranstaltung heraus, dass der Besucherandrang organisiert werden muss. Der Empfang kann in diesem Fall Wartenummern ausgeben oder die Anmeldeliste im Auge behalten. Vielleicht ist auch eine Anmeldung vorab per E-Mail sinnvoll, um zu klären, ob die entsprechenden Fähigkeiten und Werkzeuge im Team vorhanden sind. (Manche Initiativen überlassen den Reparaturhelfer*innen, welchen Geräten sie sich widmen wollen - denn jedeR hat besondere Kenntnisse und Fertigkeiten und nicht alle können alles. Der Empfang kann dieses Vorgehen den Gästen erklären und gleichzeitig im Austausch mit den Reparaturhelfer*innen darauf achten, dass trotzdem niemand zu lange warten muss).

  • Auslagen: Am Einlass oder auf einem gesonderten Tisch könnt ihr Infomaterialien zu eurer Initiative, Adressenlisten, Infozettel zum Werben neuer Ehrenamtlicher, Infomaterialien zu euren Kooperationen oder Sponsoren sowie weiterführende Literatur zum Informieren bereitlegen. Vielleicht überlegt ihr auch eine Recherche- und Lesestation einzurichten, wenn möglich mit Internetanschluss – dort kann online oder in bereitliegenden Büchern nach Reparaturanleitungen gesucht werden. Je nach Platzbedarf kann diese Station mit dem Empfang zusammengelegt werden. In jedem Fall sind Stifte und Papier hilfreiche Utensilien hier.

  • Aufgabenverteilung und Klarheit im Team: Plant nicht alle Teammitglieder zum Reparieren ein – es ist hilfreich, wenn einer der Organisierenden vor Ort anwesend ist, um den Überblick zu behalten und je nach Bedarf schnell an dieser oder jener Stelle mit anzupacken – sei es, um die Kaffeemaschine aufzufüllen oder um weitere Stühle für die Besuchenden heranzuschaffen.
    Bevor die Gäste kommen, besprecht euch im Team: Die Gästen sollen beim Reparieren einbezogen oder sogar zum eigenständigen Reparieren motiviert werden. Am besten erklären die Ehrenamtlichen alle Arbeitsschritte und zeigen, was sie durchführen. Beim Öffnen und Zerlegen der defekten Geräte können die Gäste gut mit anpacken. Hier ist jedoch ein wenig Einfühlungsvermögen nötig - nicht jede*r Besucher*in kann und möchte mitreparieren, darauf sollte man Rücksicht nehmen. Wenn die Gäste jedoch mithelfen (möchten), dürfen sie das und freuen sich dann auch über anerkennende Worte. Außerdem dürfen und sollen die Ehrenamtlichen Reparaturen ablehnen, wenn sie nicht sicher und ordnungsgemäß durchgeführt werden können – denn eine Reparatur-Veranstaltung ist kein Service-Event.

  • Namensschilder: Mit Namensschildern zeigt ihr, dass ihr Ansprechpersonen seid - das kann auch mit Edding beschriftetes Kreppband sein.

  • Auf die Spendendose hinweisen: Jede*r Reparaturhelfer*in darf gerne auf die Möglichkeit zu spenden hinweisen. Am besten platziert ihr die Spendendose gut sichtbar beim Empfang - ein auffälliges Behältnis zahlt sich aus. Vermeidet, jede Reparaturstation mit einer eigenen Spendendose zu versehen, da das als Bezahlung einer Leistung ausgelegt werden könnte. Hier findet ihr Informationen zum Verwalten von Spenden ohne Verein zu sein.

  • In die Zukunft denken: Kommuniziert schon am Reparaturtag den nächsten geplanten Termin oder die Intervalle, in denen die Veranstaltung regelmäßig stattfinden wird. Teilt den Gästen auch mit, wo sie sich weiterhin informieren können – legt eine Adressenliste zum Eintragen aus, hängt Plakate mit Informationen zu Website, Terminen und Kontaktmöglichkeiten auf oder nutzt unsere Flyerkarten dafür. Fragt bei euren Gästen auch nach, was sie sich für die Zukunft wünschen: Auf einer Feedbackwand können sie zum Beispiel mit Smileys eintragen, wie ihnen der Besuch der Reparatur-Veranstaltung gefallen hat, was gut lief, ob die Reparatur erfolgreich war und was verbesserungswürdig ist. Eine andere Möglichkeit ist, dieses Feedback über die Laufzettel abzufragen. So könnt ihr eure Veranstaltung auswerten und perspektivisch verbessern.


Dokumentation


  • Fotos: Beauftragt jemanden aus eurem Team damit, Fotos bei der Veranstaltung zu machen. Vielleicht kennt ihr auch jemanden, der professionell fotografiert und das für euch übernimmt. Nehmt möglichst hoch auflösende Fotos auf, im besten Fall mit einer Auflösung von 300dpi – checkt vor den Aufnahmen die Einstellungen an der Digitalkamera. Das ist wichtig, wenn ihr später die Fotos zum Abdruck an die Presse gebt oder selbst damit Flyer oder andere Materialien drucken möchtet.

  • Reparaturgeschichten sammeln: Im Reparaturcafé geschehen die lustigsten, kuriosesten oder emotionalsten Dinge. Sammelt diese Geschichten und haltet sie fest - für euer jährliches Teamweihnachts- oder -sommerfest oder für zukünftige Pressearbeit.

 Umgang mit schwierigen Gästen


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