Verwendungsnachweis

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Als Projektträgerin für das Förderprogramm „Reparieren, statt wegwerfen“ des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz (BMUV) hat sich die anstiftung dazu verpflichtet, die bestimmungsgemäße Verwendung der ausgereichten Gelder im Nachgang zu überprüfen. Grundlage für diese Überprüfung ist der Verwendungsnachweis (VN). Er dient der Übersicht und Kontrolle, ob die Fördergelder den Zielstellungen und Vorgaben des Förderprogramms (siehe Förderrichtlinie) entsprechend und erfolgreich eingesetzt wurden.


>>> Die Aufzeichnung des Info-Webinars Zum Verwendungsnachweis vom 12.3.2025 kann hier nachgeschaut werden.


Der VN besteht aus einen Sachbericht, einem Mini-Fragebogen und einem zahlenmäßigen Nachweis mit nummerierter Belegliste, sowie sämtlichen, zugehörigen Originalbelegen. Diese seid ihr verpflichtet in geordneter Form aufzubewahren und auf Verlangen (und nur auf Verlangen!) einzuschicken.


Der Verwendungsnachweis ist nach Erfüllung des Zuwendungszwecks, spätestens jedoch bis 31.März 2026, vollständig zu erbringen.
Hierfür sind die in der Projektmaske der Plattform bereitgestellten Funktionen zu nutzen.


Antragsteller*innen finden die Funktion „Verwendungsnachweis bearbeiten“ nach dem Login auf der Plattform unter „Meine Funktionen“ im Bereich „Förderantrag“. Er besteht aus drei Komponenten.



1. Sachbericht

Der Sachbericht ist ein von euch zu erstellender Text von minimal 250 und maximal 1500 Zeichen Länge. Bitte beschreibt, wie die Umsetzung des im Antrag formulierten Projektes verlaufen ist. Als inhaltliche Anregung orientiert euch gerne an den Fragen des Mini-Fragebogens.


2. Mini-Fragebogen

Von „trifft voll zu“ bis „trifft überhaupt nicht zu“ bitten wir euch, den Grad an Zustimmung zu fünf Aussagen anzugeben. Die Auswertung der Antworten wird zur Erfolgsmessung des Förderprogramms verwendet.


3. Belegliste

Der zahlenmäßige Nachweis besteht aus einer tabellarischen Auflistung sämtlicher Zahlungen und Angaben zur inhaltlichen und formalen Zuordnung der Originalbelege/Zahlungsnachweise. Dafür ist die bereitgestellte Funktion auf der Plattform zu verwenden. Bei Antragstellung habt ihr im Kostenplan dargelegt, wie die Fördermittel verwendet werden sollen. Unterschieden wurde darin in die drei Förderbereiche Investive Maßnahmen, Raum/Veranstaltung und Fortbildung (siehe dazu auch Förderrichtlinie II Fördergegenstand). Nun legt ihr Rechenschaft darüber ab, wofür das Geld tatsächlich im Einzelnen ausgegeben wurde.


Ziel ist, dass auch in Zukunft unbeteiligte Dritte zweifelsfrei nachvollziehen können, welche Zahlung wofür an wen über welche Wege stattgefunden hat und weshalb sie berechtigter Weise als Mittelverwendung der bewilligten Zuwendung angesehen werden kann.


Ein Hinweis vorweg: Belege und Zahlungsnachweise müssen weder eingescannt und hochgeladen, noch unaufgefordert eingesandt werden!


Zeile für Zeile erstellt ihr eine Tabelle sämtlicher getätigter Ausgaben. Dabei muss angegeben werden,

  • welchem Förderbereich die Zahlung zuzurechnen ist,
  • wofür konkret eine Zahlung erfolgt ist,
  • wer Zahlungsempfänger* war,
  • welche Art von Beleg/Zahlungsnachweis für den Transfer euch in Papierform vorliegt,
  • welche Summe überwiesen wurde und außerdem
  • vergebt ihr eine Belegnummer.


Für jede Einzelzahlung muss ein Zahlungsbeleg vorhanden sein!


Ein Zahlungsbeleg besteht aus a) einem Konstoauszug, auf dem die jeweilige Zahlung klar ersichtlich ist und b) aus einem zugehörigen Beleg (Rechnung, Auslagenerstattung, etc.).


Ihr könnt beliebig viele Zeilen für diese tabellarische Auflistung erzeugen. Zwischenspeicherung ist möglich. Zeilen können auch wieder gelöscht werden. Die Einzelsummen werden durch Zwischenspeicherung addiert. Die Gesamtsumme der Belegliste sollte am Ende mindestens den Betrag der erfolgten Zuwendung aufweisen. Nicht-verausgabte Mittel (oder von euch nicht korrekt belegbare Ausgaben) müssen zurückgezahlt werden. Bis zur Einreichung bleiben alle Komponenten des Verwendungsnachweises editierbar.


Im Idealfall entspricht diese Liste am Ende ungefähr dem zuvor eingereichten Kostenplan, d.h. die tatsächlichen Verausgabungen lassen sich unschwer, sinnhaft und nachvollziehbar sowohl inhaltlich, als auch kostenmäßig den zuvor angegebenen Positionen und Schätzwerten zuordnen.


Die Zahlen des von euch bei Antragstellung eingereichten Kostenplans werden zum Abgleich in der Projektmaske angezeigt.


Nur erhebliche Abweichung vom Kostenplan müssen gesondert erklärt werden. 

Eine erhebliche Abweichung ist dann gegeben, wenn über 200.- Euro von einem Förderbereich in einen anderen verschoben werden sollen oder die konkrete Summe für eine einzelne Anschaffung über 200.- Euro vom eingereichten Kostenplan abweicht. Jede Abweichung vom bewilligten Kostenplan, auch unter 200,00€, muss der Förderrichtlinie und den danach förderfähigen Maßnahmen entsprechen.


Durch Klick auf „Verwendungsnachweis einreichen“ werden wir benachrichtigt und ein Admin prüft die Angaben. Erschließt sich etwas inhaltlich oder formal nicht, werden wir beanstanden und die Möglichkeit zur Korrektur oder Ergänzung geben. Nach Beanstandung und erfolgten Korrekturen/Ergänzungen muss der Verwendungsnachweis erneut eingereicht werden, d.h. auf "Verwendungsnachweis einreichen" geklickt werden.


Durch eine finale Bestätigung des Admins wird automatisch ein PDF erzeugt und versendet. Dieses druckt bitte aus und verwendet es als Deckblatt eurer geordneten und der Liste entsprechend nummerierten Belege und Zahlungsnachweise. Damit habt ihr alles beisammen, was im Falle der Aufforderung zur Einsendung des Verwendungsnachweises erforderlich wäre.



Hilfreiche Vorlagen und Muster




Fragen & Antworten


https://www.reparatur-initiativen.de/seite/fragen-antworten#ausgaben-verwendungsnachweis


Diese Sektion wird die Beantwortung Fragen aus dem Info-Webinar aufbereiten


Frage: Sind Zuwendungsbestätigungen ("Spendenquittungen") als Zahlungsnachweis zulässig?

Antwort: Nein, Spenden sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.