Verwendungsnachweis

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Vorlagen und Muster
Abweichung Kostenplan
Fragen & Antworten

Als Projektträgerin für das Förderprogramm „Reparieren, statt wegwerfen“ des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz (BMUV) hat sich die anstiftung dazu verpflichtet, die bestimmungsgemäße Verwendung der ausgereichten Gelder im Nachgang zu überprüfen. Grundlage für diese Überprüfung ist der Verwendungsnachweis (VN). Er dient der Übersicht und Kontrolle, ob die Fördergelder den Zielstellungen und Vorgaben des Förderprogramms (siehe Förderrichtlinie) entsprechend und erfolgreich eingesetzt wurden.

>>> Die Aufzeichnung des Info-Webinars Zum Verwendungsnachweis vom 12.3.2025 kann hier nachgeschaut werden.

Der VN besteht aus einen Sachbericht, einem Mini-Fragebogen und einem zahlenmäßigen Nachweis mit nummerierter Belegliste, sowie sämtlichen, zugehörigen Originalbelegen. Diese seid ihr verpflichtet in geordneter Form aufzubewahren und auf Verlangen (und nur auf Verlangen!) einzuschicken.

Der Verwendungsnachweis ist nach Erfüllung des Zuwendungszwecks, spätestens jedoch bis 31.März 2026, vollständig zu erbringen.
Hierfür sind die in der Projektmaske der Plattform bereitgestellten Funktionen zu nutzen.

Antragsteller*innen finden die Funktion „Verwendungsnachweis bearbeiten“ nach dem Login auf der Plattform unter „Meine Funktionen“ im Bereich „Förderantrag“. Er besteht aus drei Komponenten.

1. Sachbericht

Der Sachbericht ist ein von euch zu erstellender Text von minimal 250 und maximal 1500 Zeichen Länge. Bitte beschreibt, wie die Umsetzung des im Antrag formulierten Projektes verlaufen ist. Als inhaltliche Anregung orientiert euch gerne an den Fragen des Mini-Fragebogens.

2. Mini-Fragebogen

Von „trifft voll zu“ bis „trifft überhaupt nicht zu“ bitten wir euch, den Grad an Zustimmung zu fünf Aussagen anzugeben. Die Auswertung der Antworten wird zur Erfolgsmessung des Förderprogramms verwendet.

3. Belegliste

Der zahlenmäßige Nachweis besteht aus einer tabellarischen Auflistung sämtlicher Zahlungen und Angaben zur inhaltlichen und formalen Zuordnung der Originalbelege/Zahlungsnachweise. Dafür ist die bereitgestellte Funktion auf der Plattform zu verwenden. Bei Antragstellung habt ihr im Kostenplan dargelegt, wie die Fördermittel verwendet werden sollen. Unterschieden wurde darin in die drei Förderbereiche Investive Maßnahmen, Raum/Veranstaltung und Fortbildung (siehe dazu auch Förderrichtlinie II Fördergegenstand). Mit dem Verwendungsnachweis legt ihr Rechenschaft darüber ab, wofür das Geld tatsächlich im Einzelnen ausgegeben wurde.

Ziel ist, dass auch in Zukunft unbeteiligte Dritte zweifelsfrei nachvollziehen können, welche Zahlungen wofür an wen über welche Wege stattgefunden haben und weshalb sie berechtigter Weise als Mittelverwendung der bewilligten Zuwendung angesehen werden können.

Ein Hinweis vorweg: Belege und Zahlungsnachweise müssen weder eingescannt und hochgeladen, noch unaufgefordert eingesandt werden!

Zeile für Zeile erstellt ihr eine Tabelle sämtlicher getätigter Ausgaben. Dabei muss angegeben werden,

welchem Förderbereich die Zahlung zuzurechnen ist,
wofür konkret eine Zahlung erfolgt ist,
wer Zahlungsempfänger* war,
welche Art von Beleg/Zahlungsnachweis für den Transfer euch in Papierform vorliegt,
welche Summe überwiesen wurde und außerdem
vergebt ihr eine Belegnummer.

Für jede Einzelzahlung muss ein Zahlungsbeleg vorhanden sein!

Ein Zahlungsbeleg besteht aus a) einem Konstoauszug, auf dem die jeweilige Zahlung klar ersichtlich ist und b) aus einem zugehörigen Beleg (Rechnung, Auslagenerstattung, etc.).

Ihr könnt beliebig viele Zeilen für diese tabellarische Auflistung erzeugen. Zwischenspeicherung ist möglich. Zeilen können auch wieder gelöscht werden. Die Einzelsummen werden durch Zwischenspeicherung addiert. Die Gesamtsumme der Belegliste sollte am Ende mindestens den Betrag der erfolgten Zuwendung aufweisen. Nicht-verausgabte Mittel (oder von euch nicht korrekt belegbare Ausgaben) müssen zurückgezahlt werden. Bis zur Einreichung bleiben alle Komponenten des Verwendungsnachweises editierbar.

Im Idealfall entspricht diese Liste am Ende ungefähr dem zuvor eingereichten Kostenplan, d.h. die tatsächlichen Verausgabungen lassen sich unschwer, sinnhaft und nachvollziehbar sowohl inhaltlich, als auch kostenmäßig den zuvor angegebenen Positionen und Schätzwerten zuordnen.

Die Zahlen des von euch bei Antragstellung eingereichten Kostenplans werden zum Abgleich in der Projektmaske angezeigt.

Nur erhebliche Abweichung vom Kostenplan müssen gesondert erklärt werden.

Eine erhebliche Abweichung ist dann gegeben, wenn über 200.- Euro von einem Förderbereich in einen anderen verschoben werden oder die konkrete Summe für eine einzelne Anschaffung über 200.- Euro vom eingereichten Kostenplan abweicht. Jede Abweichung vom bewilligten Kostenplan, -auch unter 200,00€- muss der Förderrichtlinie und den danach förderfähigen Maßnahmen entsprechen.

Durch Klick auf „Verwendungsnachweis einreichen“ werden wir benachrichtigt und ein Admin prüft die Angaben. Erschließt sich etwas inhaltlich oder formal nicht, werden wir beanstanden und die Möglichkeit zur Korrektur oder Ergänzung geben. Nach Beanstandung und erfolgten Korrekturen/Ergänzungen muss der Verwendungsnachweis durch euch erneut eingereicht werden, d.h. auf "Verwendungsnachweis einreichen" geklickt werden.

Durch eine finale Bestätigung des Admins wird automatisch ein PDF erzeugt und versendet. Dieses druckt bitte aus und verwendet es als Deckblatt eurer geordneten und der digitalen Belegliste entsprechenden nummerierten Belege und Zahlungsnachweise in Papierform, die ihr idealerweise in einem Ordner lokal aufbewahrt. Damit habt ihr alles beisammen, was im Falle der Aufforderung zur Einsendung des Verwendungsnachweises erforderlich wäre.

Fragen und Antworten

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Fristen und Termine

Frage: Ab wann kann Geld ausgegeben werden?
Antwort: Ab Zugang der Förderbewilligung.

Frage: Bis wann muss das Geld ausgegeben sein?
Antwort: Die Projektlaufzeit endet am 31. März 2026. Bis dahin muss das Geld verausgabt sein.

Frage: Bis wann muss der Verwendungsnachweis erstellt und eingereicht sein?
Antwort: Der Verwendungsnachweis ist nach Erfüllung des Zuwendungszwecks, spätestens jedoch bis 31. März 2026, vollständig zu erbringen.

Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung

Frage: Wie muss die Rechnungsadresse bei Anschaffungen, Kursen usw. lauten? Muss die Rechnungsadresse die gemeinnützige Organisation sein, oder kann das auch eine Privatadresse sein?
Antwort: Die Rechnungsadresse sollte die der geförderten Einrichtung, d.h. der gemeinnützigen Organisation sein.

Frage: Für den Beleg mit Kontoauszug, müssen die Ausgaben (Überweisungen) direkt vom Konto der geförderten Initiative erfolgen?
Antwort: Im Bestfall ja.

Frage: In unserem Fall ist der Träger (Körperschaft d.ö.R.) an einem ganz anderen Ort. Wie muss die Rechnungsadresse lauten, wenn die Organisation vor Ort eine eigene Kassenführung hat?
Antwort: Im Regelfall sollte die Rechnungsadresse mit der beantragenden Organisation korrespondieren. Abweichungen sind im Verwendungsnachweis nachvollziehbar darzulegen.

Frage: In der Regel reicht als Beleg doch auch eine Quittung bei Barzahlung beim Kauf gebrauchter Geräte von Privatpersonen, oder?
Antwort: Im Beispiel wäre eine solche Quittung Bestandteil einer Auslagenerstattung , die die geförderte Organisation an die Privatperson überweist, die den Kauf getätigt hat.

Frage: Was ist mit Käufen bei Ebay und Kleinanzeigen ohne Rechnung? Reicht da die Kontobewegung?
Antwort: Kauft die Trägerorganisation selber, dann reicht der Kontoauszug und ein geeigneter Beleg über den Gegenstand (z.B. Screenshot vom Kaufvorgang). Kauft eine Privatperson, muss eine reguläre Auslagenerstattung erstellt werden.

Frage: Wir würden gern versuchen einige Werkzeuge etc. gebraucht zu erwerben. Da bekommt man mitunter ja nicht unbedingt eine Rechnung. Kann so etwas auch für den Nachweis irgendwo aufgenommen werden?
Antwort: Sämtliche Verausgabungen müsst ihr laut Förderrichtlinie VII 5 beleghaft nachweisen, d.h. ihr müsst dafür Sorge tragen, einen entsprechend gültigen Nachweis für eine Zahlung zu bekommen (z.B. Quittung mit allen erforderlichen Angaben)

Frage: Angenommen ein Reparateur*in kauft Geräte ein, die Rechnung wird auf den Trägerverein ausgestellt. Bezahlt wird vor Ort in bar oder mit Kreditkarte der Reparateur*in. Die Auslagen werden dann vom Trägerverein der Reparateur*in erstattet per Überweisung. Dieses könnte auch bei Interneteinkauf so sein... Ist das ok?
Antwort: Ja, sofern die Reparateur*in beim Trägerverein eine Auslagenerstattung einreicht und die Originalbelege beifügt.

Frage: Muss bei der Auslagenerstattung der (private) Kontoauszug beigelegt werden, der zeigt, dass eine Zahlung auch geflossen ist?
Antwort: Ja, das ist zu empfehlen.

Förderfähige Ausgaben und Änderungen des Kostenplans

Frage: Wenn wir höhere Ausgaben, als die beantragten und bewilligten Mittel haben, was dann?
Antwort: Dann sind diese Mehrkosten aus eigener Tasche zu bezahlen. Es wird im Nachgang nicht mehr Geld geben, als die Summe, die beantragt und bewilligt wurde.

Frage: Wenn der Kostenplan die maximale Fördersumme übersteigt, muss ich dann nur bis zu 3.000,-- Euro nachweisen oder über alles, was angegeben wurde?
Antwort: Nachgewiesen werden müssen Ausgaben bis zur Höhe der gewährten Förderung, d.h. maximal über 3.000,-- Euro.

Frage: Sind auch andere Kostenpositionen förderfähig, als die im Kostenplan angegebenen?
Antwort: Ja, sofern die Positionen der Förderrichtlinie entsprechen.

Frage: Sind auch Kostenpositionen förderfähig, die sich erst später ergeben, d.h. im eingereichten Kostenplan nicht enthalten sind?
Antwort: Ja, sofern die Positionen der Förderrichtlinie entsprechen.

Frage: Wir wollen Mittel anders verwenden, als im Kostenplan angegeben. Müssen Umwidmungen vorher beantragt werden?
Antwort: Nein, eine Umwidmung muss nicht vorher beantragt werden. Werden mehr als 200,- Euro von einem Förderbereich in einen anderen verschoben oder weicht die tatsächlich ausgegebene Summe einer spezifischen Position um mehr als 200,-Euro von der im Kostenplan kalkulierten ab, muss die Umwidmung/Abweichung im Verwendungsnachweis aber begründet werden.

Frage: Sind Zuwendungsbestätigungen ("Spendenquittungen") als Zahlungsnachweis zulässig?
Antwort: Nein, Spenden sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.

Frage: Kann ein eigenes Formular für die Auslagenerstattung genutzt werden?
Antwort: Ja, sofern alle wichtigen Angaben enthalten sind.

Frage: Zählen Barkassenbelege mit einer Kopie des Kassenbuches als Beleg?
Antwort: Nein. Damit Zahlungsvorgänge zweifelsfrei nachvollziehbar bleiben, muss eine Auslagenerstattung angefertigt werden, auf deren Grundlage ein unbarer Mitteltransfer stattfindet, d.h. eine Überweisung.

Frage: Wenn ehrenamtliche Kräfte nicht vorstrecken, sondern wir „Handgelder“ auszahlen und später abrechnen. Braucht man da eine Auslagenerstattung?
Antwort: Ja, wann immer eine Zahlung nicht direkt vom Konto der begünstigten Trägerorganisation aus erfolgt, ist eine Auslagenerstattung erforderlich. Das Prinzip des Handgeldes o.ä. ist nicht vorgesehen.

Frage: Ist bei Begleichung über eine Barkasse eine Kopie der Barkasse statt eines Kontoauszugs als Beleg zusammen mit dem Kaufbeleg zulässig?
Antwort: Nein. Operationen mit Barkasse sollen nicht im Verwendungsnachweis auftauchen. Bitte übersetzt solche Vorgänge in Auslagenerstattungen .

Frage: Wenn unser Verein Rechnungen über das vereinseigene PayPal-Konto bezahlt, muss die Rechnung und die Kontobuchung an PayPal dokumentiert werden?
Antwort: Ja, es Bedarf der Rechnung und des Kontoauszugs vom Verein, der die Buchung dokumentiert. PayPal bucht das Geld vom hinterlegten Konto des PayPal-Accounts ab.

Frage: Dürfen Kontoauszüge/Rechnungen etc. auch ausschließlich digital aufbewahrt werden?
Antwort: Nein. Originalbelege und Kontoauszüge müssen (auch) in Papierform aufbewahrt werden für den Fall, das wir euch bitten den Belege-Ordner einzuschicken.

Personal- und Ehrenamtsvergütungen

Frage: Wie werden Ehrenamtspauschalen/Übungsleiterpauschalen nachgewiesen?
Antwort: Es empfiehlt sich eine schriftliche Vereinbarung im Vorfeld der Tätigkeit zu treffen. Auf deren Grundlage kann z.B. durch die Einreichung eines Abrechnungsformulars Abrechnungsformulars der vereinbarte Betrag überwiesen werden.

Frage: Wie wird ein Personalkostenanteil nachgewiesen?
Antwort: Über Kontoauszüge, die die Gehaltszahlungen enthalten und einen internen Buchungsvermerk, der festhält, dass ein entsprechender Anteil der Kosten im Projektzeitraum über die Fördermittel gedeckt wird. Es empfiehlt sich in einer schriftlichen Vereinbarung zwischen Trägerorganisation und Mitarbeiter*in im Vorfeld der Tätigkeit festzuhalten, welchen zeitlichen Umfang und welchen Inhalt die Tätigkeit für die Reparatur-Initiative beinhaltet.

Digitale Belegliste

Frage: Gibt es eine maximale Anzahl von Belegen, die im Verwendungsnachweis eingetragen werden können (wie beim Kostenplan)?
Antwort: Nein, es können beliebig viele Belege erfasst werden.

Frage: Welches Datum muss bei einer Auslagenerstattung in der Belegliste des Verwendungsnachweises eingetragen werden? Das Datum, als die Anschaffungen bezahlt wurden oder das Datum, an dem die Auslagenerstattung von der Trägerorganisation beglichen wurde?
Antwort: Im Verwendungsnachweis muss das Datum vermerkt werden, an dem die Auslagenerstattung von der Trägerorganisation beglichen wurde. Das Datum muss auf dem Kontoauszug der Trägerorganisation ersichtlich sein.

Rückzahlung von Fördermitteln

Frage: Wenn wir niedrigere Ausgaben als die beantragten und bewilligten Mittel haben, was dann?
Antwort: Es ist möglich, den Differenzbetrag für weitere Anschaffungen auszugeben. Diese müssen jedoch der Förderrichtlinie entsprechen und im Verwendungsnachweis korrekt belegt sowie bei Abweichungen höher als 200€ entsprechend erläutert werden. (Ausgaben für Lebensmittel oder externe Dienstleistungen sind nicht förderfähig.)
Nicht verausgabte oder belegbare Mittel sind ansonsten zurückzuzahlen.

Frage: Müssen Fördermittel zurückgezahlt werden, wenn Verausgabungen nicht korrekt nachgewiesen werden können?
Antwort: Ja.